Archiviare documenti è un’azione necessaria per ogni azienda che si rispetti. Avere un archivio ordinato e ben distribuito può arrecare diversi benefici ed aumentare la velocità di alcune operazioni. Inoltre, un archivio deve essere anche sicuro ed evitare l’eventuale fuga di notizie, contrastando il disdicevole fenomeno dello spionaggio industriale. Spesso si sente sempre più parlare di archiviazione documentale elettronica (qui un esempio) con documenti che vengono salvati e conservati in unità di memoria informatiche. Questo sistema può rivelarsi estremamente vantaggioso, e può adattarsi con il classico sistema di archiviazione analogico ma deve soddisfare alcuni requisiti per essere sicuro ed affidabile.
Che cos’è l’archiviazione documentale?
Come già suggerisce la parola, l’archiviazione documentale è la memorizzazione e la conservazione di tutti i documenti che un’azienda possiede. Ciò, come già detto in precedenza, si applica sia ai documenti digitali sia a quelli analogici e dunque cartacei. Inoltre, l’archiviazione documentale può comprendere sia documenti analogici unici di natura fiscale, sia documenti analogici non unici che siano fiscali o meno. Grazie allo sviluppo del mondo informatico, al giorno d’oggi esistono metodi innovativi ed originali per effettuare una corretta archiviazione documentale. Generalmente ci sono 3 modi per effettuare un’archiviazione documentale elettronica: archiviazione documentale online, archiviazione digitale in outsourcing ed archiviazione digitale su un’unita disco dati interna o esterna.
Nel primo caso, l’archiviazione online, i documenti vengono immagazzinati in un sistema cloud, protetti attraverso sistema crittografico e resi accessibili soltanto ad alcuni dipendenti di un’azienda. Il sistema outsourcing si basa su un impianto outsourcing dinamico che riesce ad immagazzinare una certa quantità di dati in modo sicuro e protetto. Per quanto riguarda l’archiviazione documentale su un’unità dati all’interno della propria sede esistono determinati gestionali, specifici software, che permettono di memorizzare ed archiviare i documenti, gestendoli in assoluta libertà e totale sicurezza. I sistemi d’archiviazione digitale più gettonati sono quelli in cloud oppure con un’unità presente nella propria sede, in quanto risultano i sistemi più veloci e sicuri.
I vantaggi dell’archiviazione documentale
L’archiviazione documentale presenta diversi vantaggi. In primo luogo, ottenere un’archiviazione digitale permette di risparmiare sulle risorse economiche da impiegare. Ancora, un altro vantaggio è dato dalla velocità di ricerca dell’archiviazione; attraverso semplici passaggi sarà infatti possibile a qualsiasi tipo di documento, in pochi minuti. L’archiviazione documentale presenta vantaggi anche sotto il punto di vista della protezione. Infatti, attraverso il workflow, sarà possibile monitorare chi fa cosa e quando lo fa, identificando all’istante eventuali anomalie oppure malfunzionamenti di sistema. I documenti analogici possono essere digitalizzati e conservare il loro valore legale, senza problematiche di alcun genere. In ultima analisi quindi, l’archiviazione documentale digitale rappresenta il futuro e chiunque farebbe bene ad affidarsi a questo tipo di sistema.
